Avez-vous un bon cardex ?
Avez-vous un bon quoi, dirons certains ? Un cardex ? Le cardex est l’ancêtre de votre bottin de contacts numérique. Tous les contacts étaient à l’époque écrits sur une fiche manuellement et classés alphabétiquement.
En situation d’urgence, il est important de disposer d’un bottin de contacts complet comportant plusieurs ressources, qu’elles soient internes ou externes à votre organisation. C’est un exercice de collecte de données qui demande initialement du temps pour être constitué, mais qui nécessite peu d’effort de maintenance par la suite grâce à l’outil CONTACT de REZILIO. Notre cardex qui met à jour automatiquement tous les contacts.
QUELLES INFORMATIONS DEVRAIENT Y ÊTRE INTÉGRÉES ?
Ressources internes
Au niveau des ressources internes, tous les employés ayant un rôle à jouer en cas d’urgence devraient être répertoriés, ainsi que ceux qui pourraient être appelés à contribuer lors de la mise en place des mesures d’urgence lors d’un événement majeur.
Minimalement, les informations suivantes devraient être incluses : noms, titres d’emploi, directions ou services, ainsi que les numéros de téléphone : bureaux, téléphones portables (professionnels et personnels idéalement) et adresses courriel. En complément, leur fonction en situation d’urgence, par exemple Responsable de la logistique ou de la mission services aux personnes sinistrées, si vous œuvrez dans le domaine municipal.
En ce qui concerne les notes qui pourraient également être incluses, mentionnons des compétences particulières telles que : interprète, opérateur d’équipement spécialisé, etc.
Ressources externes
Les contacts externes tels que les fournisseurs de services et autres organisations externes telles qu’une agence gouvernementale, outre les informations liées à l’organisation elle-même (adresse, site web, personnes de contact, etc.), il pourrait être utile d’inclure les ententes de services ou d’entraide en cas d’urgence. Il serait également approprié de savoir pour quel type d’événement ce contact pourrait être requis.
Par exemple, en cas d’interruption d’approvisionnement en eau potable, une liste exhaustive de tous les fournisseurs d’eau potable devrait être présente dans votre bottin de contacts. Ainsi, en cas de besoin en eau potable, une simple recherche du mot « EAU » permettrait d’afficher tous les fournisseurs et leurs coordonnées, ainsi que le contrat d’approvisionnement convenu avec eux, le cas échéant.
L’utilisation d’un fichier Excel n’est pas nécessairement mauvaise, mais aujourd’hui la technologie comme CONTACT de REZILIO facilite grandement leur gestion, sans oublier le fait que ces informations sont mises à jour automatiquement sans intervention de votre part. Imaginez le temps économisé et le fait que ces données sont continuellement à jour. Ainsi, une fois saisies, vous n’avez plus besoin de vous en préoccuper, le système effectue le travail pour vous.
CONTACT COUPLÉ AU SYSTÈME DE COMMUNICATION ET D’ALERTE
Lorsque les personnes et les organisations sont jumelées avec le module de communication et d’alerte REZILIO, vous pourrez en plus joindre vos contacts de manière multimodale (SMS, courriel, appel vocal) et ainsi leur transmettre des messages de mise en veille, des alertes ou les mobiliser, ou encore connaître leur disponibilité en cas de nécessité de leurs services.
Cette complémentarité rend encore plus robuste votre poste permanent de préparation en cas d’urgence et permet d’avoir une idée assez précise et rapide des ressources dont vous disposez ou non en situation d’urgence.
Les contacts peuvent également être localisés par région et de ce fait, vous pourriez via une fonction de création de polygone joindre uniquement des personnes ou des organisations dans une région spécifique. Vous pourriez également utiliser les fonctions de tri permettant de faire la sélection par titre d’emploi ou compétence, si ces informations ont été préalablement saisies lors de l’établissement de la base de données de vos contacts.
PRÊT À FAIRE FACE À TOUTE ÉVENTUALITÉ
Le bottin des contacts est l’un des éléments DE BASE d’une préparation minimale afin d’être prêt à toute éventualité. Il est essentiel au succès d’un plan de réponse en cas d’urgence. Les RETOURS D’EXPÉRIENCE ont souvent souligné l’importance d’avoir un bottin de contact complet et surtout maintenu à jour. Le module CONTACT de REZILIO est un outil essentiel de votre plan de réponse. Et vous, avez-vous un bon cardex version 2.0 ?
Pour en savoir plus sur comment CONTACT peut vous AIDER à soutenir vos plans de réponse d’urgence, cliquez ici.
REZILIO, une solution pour être prêt à toute éventualité!
